【雛形・フォーマット有り】失敗しないフリーランスの請求書書き方・手順

正社員であれば、毎月、特に手続きをしなくても給料日になると給料が振り込まれるかと思いますが、フリーランスになると毎月請求書を作成し、直接契約している企業へ提出しないと報酬が振り込まれないケースがほとんどです。請求書を作成し忘れて、報酬の受け取りが遅れてしまった事態も発生したと聞くこともあります。

今回は、フリーランスの方向けに失敗しない請求書の書き方や手続き手順をご紹介します。

この記事はフリーランスエンジニア向けのお仕事・案件紹介サービス「APPSTARSフリーランス」がお届けしています。

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請求書とは?請求書が必要な理由は?

請求書とは、請求したい相手へ料金や代金などの支払いを請求・要求するための書類です。

請求書は法的に決まった形式は無いため、フォーマットなどもバラバラです。しかし、請求書はフリーランスと契約している企業との間で、取引・請求があるという証明(エビデンス)になりますので、しっかり請求書を作成して、やり取りのログも取っておいた方が良いでしょう。

 

報酬の入金・振込タイミングの相場は?

請求関連でフリーランスエンジニアの方にご質問を頂くものとして多いのが、報酬の支払いタイミング(=支払いサイト)です。つまり、「請求して何日後に振り込まれるのか?」という質問です。

支払いタイミングが早い方がフリーランスの方にとって有利な条件で、支払いタイミングが遅い方がフリーランスの方にとって不利な条件になります。支払いタイミングが早ければ、働いた報酬をすぐに使うことができますが、支払いタイミングが遅いとすぐに報酬を使うことができないためです。

支払いサイトの相場としては、請求後、15〜40日に報酬がフリーランスの方の振込口座へ入金されることが多いです。支払いサイトが30日を超えてしまう企業やエージェントの場合は、あまり資金に余裕がないケースが多いかもしれません。(APPSTARSフリーランスの支払いサイトは30日を基準としています。)

 

請求書作成方法と手続き手順

フリーランス向けの請求書作成方法と手続き手順を以下にご紹介していきます。

記載内容は、業務委託契約における準委任契約の場合(一般的なフリーランスの方であれば、ほとんど該当すると思います)を想定しています。業務委託契約や準委任契約についての詳細は以下の記事も合わせてご覧ください。

フリーランスエンジニアが失敗しないために業務委託契約で注意したい点

①稼働した月(今月)の作業時間を集計する

まず、実際にフリーランスご自身が今月稼働した作業時間の集計を行います。次のステップにも関係してきますが、作業時間によって請求金額が変わる可能性があるため、間違えないように注意しましょう。

月末になって初めて、今月1ヶ月分の作業時間を思い出しながら集計するのは難しいと思いますので、日々の作業時間の管理シートなどを使って記録するのが良いです。

作業時間の管理シートは、APPSTARSフリーランスに簡単に使えるフォーマットがありますので、お気軽にお問い合わせください。

 

 

②作業時間と契約金額・時間範囲をもとに請求金額を計算する

今月の作業時間と契約条件をもとに請求金額を計算します。

A)作業時間が基準時間内におさまっている場合

契約条件通りの金額を請求します。

B)作業時間が基準時間と比べて不足している場合

欠勤などの理由で作業時間が契約書内容の基準時間よりも少ない場合は、不足分を控除して請求するのが一般的になります。

控除分の金額計算は、「控除金額 = 時間単価 × 下限時間を不足した時間」となるケースが多いです。

C)作業時間が基準時間と比べて超過している場合

作業時間が契約書内容の基準時間よりも多い場合は、超過した時間分を追加で請求するのが一般的になります。

追加分の金額計算は、「追加金額 = 時間単価 × 上限時間を超過した時間」となるケースが多いです。

B)、C)の場合の請求金額の詳細な計算方法は以下の記事を合わせてご参考ください。

フリーランスエンジニアが失敗しないために業務委託契約で注意したい点

 

③請求書を作成する

請求金額が決まったら、請求書を作成します。請求書は取引内容のエビデンスになるので、以下の項目は記載しておいた方が良いと考えられます。

・請求した日付

・請求先の企業名や担当者名

・請求する側(フリーランス側)の氏名と捺印

・取引内容(何のサービスに対する請求か分かるように)

例)WEBシステム開発の支援業務、iOSアプリの開発支援、など

・請求金額(税別と税込の金額)

・振込先口座の情報

・振込期日

 

④請求書を提出する

請求書を作成したら、捺印したもの(原本)を請求先の担当者へ手渡し、または郵送します。

基本的には上記だけでOKなのですが、メールでも送付しておけば、抜け漏れがなくなりやすく、提出したログとしても残るので、より万全です。

 

⑤入金を確認する

支払い予定日が来たら、振込先の口座にきちんと請求金額が入金されているか確認しましょう。

ごくまれに何かの手違いで報酬が振り込まれていなかったり、金額が間違っている可能性があることがありますので、もし何かあれば、すぐに請求先の担当者に連絡しましょう。

 

請求書書き方・手続きの失敗事例

上述の書き方・手順を踏めば、請求書での失敗はほとんど防げるかと思います。

請求書作成や手続きでの失敗事例をご紹介しますので、抜け漏れチェックなどのご参考としてご活用ください。

請求金額を少なく計算してしまっていた

フリーランスの方がご自身の契約上限・下限時間を把握しておらず、上限時間を超過していたにも関わらず、通常の時間範囲内の金額を請求してしまっていた事例があります。

本来であれば追加でもらえるはずの報酬がもらえなくなってしまうので、注意したいところです。

(APPSTARSフリーランスでは、専門スタッフがフリーランズの方の請求内容に不備がないか、随時チェックしますので、ご安心ください。)

 

入金されていなかったことに気付かなかった

報酬の入金手続きで手違いが発生して、フリーランスの方へ振込されていなかったのですが、そのことにフリーランスの方も気付かなかった事態が起きことがあるそうです。

その時は、後日フリーランスの方が収入の集計時に気付き、請求先の企業へ問い合わせたところ、すぐに支払われたそうですが、入金が遅れてしまったようです。

上記のようなミスが起きる可能性は低いと思いますが、念のため入金タイミング時には、きちんと口座に振り込まれているかチェックする癖をつけておくのが無難だと思います。

 

フリーランス向け請求書の雛形・フォーマット

APPSTARSフリーランスでは、フリーランス向けの請求書の雛形フォーマットをご用意していますので、ご要望がありましたら無料でお渡ししています。

フォーマットをご要望の方は以下のボタンをクリックして、ご連絡ください。

その他、請求に関するご質問なども専門スタッフからご回答させて頂きますので、お気軽にお申し付けください。

 

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

フリーランスの方が案件に入って、お仕事した分の報酬をもらう最後の仕上げが請求手続きになります。ここでつまずいてしまうと、入金が遅れてしまう原因にもなる可能性がありますので、しっかりポイントを掴んで失敗しないようにしたいところです。

APPSTARS(アップスターズ)フリーランスでは、その他、WEBサイト上には掲載されていない非公開案件も含めて、フリーランスエンジニア・WEBデザイナー案件なども多数ご紹介可能ですので、お気軽にご登録ください。